El Centro de Arbitraje de la Cámara de Caracas (C.A.C.C), aprobó el 16 de julio de 2020 el nuevo “Reglamento para el Manejo de Procedimientos a través de Medios Electrónicos”, con el fin de permitir la celebración de audiencias y la presentación de escritos que posibiliten la sustanciación del procedimiento y la comunicación efectiva, segura, rápida e inmediata entre las partes; a su vez resaltó que la posibilidad de realizar actuaciones a través de los medios electrónicos no descarta la posibilidad de que su cumplimiento pueda realizarse a través de la consignación en físico y la celebración de audiencias o actos procesales, también indica que los procedimientos se pueden llevar a cabo de forma mixta (presencial y electrónica).

   El Reglamento establece:

  Aplicabilidad: El Reglamento se aplicará tanto a los procedimientos iniciados, como a los que se inicien con posterioridad a la entrada en vigencia del presente reglamento, salvo que las partes dispongan lo contrario.

  Obligatoriedad: Ninguna persona podrá ser obligada a adoptar los medios electrónicos propuestos, si, de manera razonable indica que no posee los medios técnicos o económicos suficientes y necesarios para establecer la comunicación no presencial.

  Los medios electrónicos no presenciales, incluye: Correos electrónicos, llamadas telefónicas, video conferencias por los sistemas conocidos como: Skype, Zoom, Microsoft Meetings, Webex, entre otros. Son las partes de mutuo acuerdo las que eligen el medio o los medios electrónicos indicados anteriormente, previa aceptación del Tribunal Arbitral.

Presentación de solicitudes de mediación, arbitraje, medidas cautelares de urgencia y comunicaciones de las partes y otros escritos:

1. Los escritos podrán ser presentados mediante correo electrónico, a través de las direcciones de e-mail que el propio Reglamento establece (determinando que el mismo se tendrá como recibido, en caso de no ser enviado en días hábiles, en el primer día hábil siguiente).

2. Los documentos deberán enviarse en PDF y cumplir con los requisitos de identificación que contiene el Reglamento.

3. La comunicación directa con los miembros del Tribunal Arbitral, Tribunal Arbitral de Emergencia o con el Mediador se canalizará a través de los correos electrónicos ya mencionados, ya que la comunicación con estos es competencia del C.A.C.C.

4. Se dicta el sistema mediante el cual se determinará el correo electrónico de cada parte y la forma en que se llevarán los expedientes, tanto en digital como en físico.

Audiencias no presenciales o mixtas:

1. Establece que las audiencias podrán llevarse a cabo por medios electrónicos, sin necesidad que algunos de los participantes en la audiencia se encuentren en una misma sala, además de quiénes podrán estar presentes por esta vía no presencial  (árbitros, partes, abogados, testigos, peritos, traductores, transcriptores y los técnicos que las partes designen para que asistan en el desarrollo de la audiencia).

2. La lista de participantes de cada audiencia deberá ser aprobada por el C.A.C.C. y los árbitros.

3. Las audiencias podrán celebrarse a través de cualquier plataforma digital previamente acordada.

4. Las audiencias se denominará “presenciales” cuando todas las partes se encuentren físicamente, y “no presenciales” cuando todos los participantes se encuentren en localidades diferentes pero conectados por vías telemáticas a través de la transmisión oral y del sentido de la audición” y “recibirán el calificativo de “mixtas” cuando se combinen ambos sistemas.

5. Antes de cada audiencia se harán las sesiones de prueba que la C.A.C.C. considere pertinentes. Tanto en las pruebas como en la audiencia, las partes deberán:

a. Utilizar exactamente los mismos equipos y medios de conexión a utilizar en la audiencia.

b. Contar con por lo menos dos sistemas de conexión de datos, activos y listos.

c. Colocar la cámara en la misma posición que será ubicada el día de la audiencia.

d. Indicar el nombre y datos de identidad del técnico que estará presente el día de la audiencia.

6. Las audiencias serán grabadas y conservadas.

7. En el caso de ausencia de alguna de las partes, se procederá conforme el R.G.C.A.C.C., salvo que se considere una falta justificada.

8. En cada audiencia, se requerirá que las partes muestren su cédula de identidad ante la cámara y envíen una copia por e-mail el día anterior a la audiencia. En caso de evacuación de testigos o expertos, se podrá requerir información adicional.

9. El interrogatorio de testigos, deberá presentarse uno solo a la vez, con una cámara que lo enfoque de frente y otra que lo enfoque desde atrás, a una distancia razonable. El testigo no podrá usar ningún medio técnico que le permita recibir información o instrucciones durante su deposición.

10. Para exhibir algún documento al testigo o perito, ello se deberá anunciar al Tribunal y a las partes; debiendo estar éstos desprovistos de cualquier marca que influya en la respuesta de este. Además deberá hacerse en una ventana independiente, sin entorpecer la visión integral del testigo.

11. Finalizada la sesión, se remitirá el acta respectiva a fin de ser firmada por el Tribunal y las partes.